Si estás aquí, probablemente ya sabes que el sistema de impuestos en Estados Unidos es un laberinto. Quieres trabajar, quieres pagar tus impuestos o tal vez solo abrir una cuenta de banco, pero te falta ese bendito número. No tienes un Seguro Social. No pasa nada. Para eso existe el Taxpayer Identification Number. Pero saber como obtener ITIN number no es tan simple como llenar un formulario y ya; es un proceso donde un pequeño error en un nombre o una copia mal certificada puede mandarte al final de una fila de espera de tres meses.
Hablemos claro. El IRS no es precisamente la entidad más rápida del mundo.
Muchos piensan que el ITIN es solo para "indocumentados". Error total. Es para cualquier persona que tenga la obligación de presentar una declaración de impuestos federales o un beneficio de tratado fiscal y no sea elegible para un SSN. Esto incluye a inversionistas extranjeros, estudiantes con visas específicas o dependientes de ciudadanos que viven fuera.
El mito del Formulario W-7 y la realidad del trámite
La base de todo es el Formulario W-7. Si lo buscas en la web del IRS, parece inofensivo. Son un par de páginas. Pero la realidad es que la mayoría de la gente falla en la "razón para solicitarlo". Tienes que marcar una casilla. Si marcas la que no es, te rechazan. Así de seco.
¿Por qué es tan difícil como obtener ITIN number a la primera? Porque el IRS exige documentos originales. Sí, leíste bien. Quieren tu pasaporte original por correo. A mucha gente le da un pánico terrible mandar su pasaporte a un centro de procesamiento en Austin, Texas, y honestamente, tienen razón. Perder un pasaporte en el correo es una pesadilla burocrática de meses.
Aquí es donde entran los Agentes de Aceptación Certificados (CAA). Básicamente, son profesionales autorizados que verifican tus documentos para que no tengas que enviar el original. Ellos miran tu pasaporte, dicen "sí, es real", te lo devuelven en la mano y mandan una certificación al IRS. Cuesta dinero, pero te ahorra el estrés de quedarte sin identificación.
Los tres caminos para conseguir tu número
No hay una sola forma de hacerlo. Todo depende de cuánta prisa tengas y cuánto confíes en el servicio postal.
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Primero, puedes mandarlo todo por correo. Metes tu W-7, tu declaración de impuestos (importante: casi siempre necesitas adjuntar una declaración de impuestos federal) y tus documentos de identidad originales en un sobre. Lo mandas a Austin. Y esperas. ¿Cuánto? En temporada baja, unas 7 semanas. En temporada de impuestos, prepárate para esperar 11 semanas o más.
Luego está la opción de ir a un Centro de Asistencia al Contribuyente (TAC) del IRS. No todos los centros procesan ITINs, así que tienes que llamar y pedir una cita específica para "ITIN document verification". Es gratis, pero conseguir una cita es como ganar la lotería. A veces no hay espacios por meses.
La tercera vía, y la que yo siempre recomiendo si tienes los recursos, es el CAA. Es gente que sabe exactamente qué errores busca el IRS. Si el nombre en tu W-7 no coincide exactamente con el de tu pasaporte (incluyendo ese segundo apellido que a veces los sistemas gringos ignoran), el CAA lo corregirá antes de que el IRS te mande una carta de rechazo.
¿Se puede obtener sin declarar impuestos?
Esta es la pregunta del millón. Normalmente, el IRS dice: "No te doy un ITIN a menos que me debas dinero o te toque un reembolso". O sea, tiene que ir pegado a una declaración de impuestos (Tax Return). Sin embargo, hay excepciones.
Si tienes una cuenta bancaria que genera intereses, o si eres dueño de una propiedad y la estás vendiendo, o si recibes regalías de Amazon por un libro... ahí entras en las excepciones. Tienes que probarlo con cartas de la institución financiera o contratos. No es solo decir "lo quiero por si acaso". El IRS no regala números por capricho.
Errores fatales que comete la mayoría
Hablemos de los nombres. En Latinoamérica usamos dos apellidos. En EE.UU. suelen usar uno. Si en tu pasaporte dice "Juan Pérez García" y en el W-7 pusiste "Juan Pérez", ya valiste. El sistema va a escupir tu solicitud.
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Otro tema es la fecha de vencimiento. Los ITINs ya no son para siempre. Si no lo usas en tres años consecutivos, caduca. Si el tuyo es viejo (emitido antes de 2013), probablemente ya no sirve y tienes que renovarlo. El proceso de renovación es casi igual al de obtener uno nuevo, lo cual es frustrante pero necesario.
¿Y qué pasa si te rechazan? El IRS te mandará una carta, la CP566. A veces te piden más pruebas. A veces te dicen que el documento no era legible. Lo peor que puedes hacer es ignorarla. Tienes un plazo para responder antes de que cierren el caso y tengas que empezar de cero (y pagar otra vez si usaste a un profesional).
La importancia de la declaración de impuestos
Mucha gente intenta aprender como obtener ITIN number solo para abrir una cuenta en Bank of America o Chase. Pero el propósito real del ITIN es fiscal. Si envías el W-7 sin la declaración de impuestos y no calificas para una excepción, te lo van a rebotar.
Imagínate que eres un freelancer trabajando desde México o Colombia para una empresa en Delaware. Te están reteniendo el 30% de tus ingresos. Para pedir que te devuelvan ese dinero o para aplicar un tratado fiscal que baje ese porcentaje, necesitas el ITIN. En ese caso, el trámite se justifica totalmente ante los ojos del IRS.
¿Qué documentos sirven además del pasaporte?
El pasaporte es el rey porque es el único documento que prueba identidad y condición de extranjero a la vez. Si no tienes pasaporte, la cosa se pone color de hormiga. Necesitarías al menos dos documentos de una lista específica:
- Acta de nacimiento (solo para dependientes menores de cierta edad).
- Licencia de conducir de tu país.
- Tarjeta de identificación estatal de EE.UU.
- Visa estadounidense.
- Identificación militar.
Pero honestamente, si puedes sacar el pasaporte en tu consulado, hazlo. Te quitas de problemas. El IRS es muy quisquilloso con las traducciones y la notarización de documentos extranjeros.
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El impacto de las nuevas leyes fiscales
Con los cambios constantes en la legislación, como la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos, las reglas sobre quién puede reclamar a quién como dependiente han cambiado. Antes era más fácil sacarles ITIN a los hijos o padres que vivían en México o Canadá para obtener beneficios fiscales. Ahora, las reglas son más estrictas sobre la presencia física y el tipo de créditos que puedes recibir.
No creas todo lo que ves en TikTok. Hay "asesores" que prometen el ITIN en dos semanas. Es mentira. Nadie puede saltarse los tiempos de procesamiento del IRS. Un CAA puede asegurar que no haya errores, pero no puede obligar a un funcionario en Texas a trabajar más rápido.
Es un proceso de paciencia. Es burocracia pura. Pero una vez que tienes ese número de nueve dígitos que empieza con 9, se te abren puertas financieras que antes estaban cerradas con llave.
Pasos prácticos para no fallar
- Revisa tu pasaporte hoy mismo. Si vence en menos de seis meses, renuévalo antes de empezar. El IRS no acepta documentos vencidos.
- Busca un Agente de Aceptación Certificado (CAA). Si no quieres enviar tu pasaporte original por correo, esta es tu única salida real. Puedes buscarlos en el directorio oficial del IRS poniendo "Certified Acceptance Agent list".
- Prepara tu declaración de impuestos. Si es época de taxes (enero a abril), aprovecha para hacer todo junto. Es la forma más orgánica y "segura" de que te aprueben el número.
- Llena el W-7 con tinta negra. Parece una tontería, pero el escaneo del IRS a veces no lee bien el azul o el lápiz. Sé meticuloso con cada letra.
- Copia todo. Antes de meter nada al sobre, saca fotocopias de todo lo que envíes. Si el sobre se pierde, al menos sabes exactamente qué pusiste.
- Usa correo certificado. Si decides enviarlo por tu cuenta, paga el tracking. No querrás que tu identidad ande flotando en el limbo postal sin saber dónde está.
El ITIN no te da estatus legal, no te da permiso de trabajo y no te hace elegible para el Seguro Social. Pero te da una identidad ante el sistema financiero más grande del mundo. Es una herramienta de orden. Si lo haces bien desde el principio, te ahorras dolores de cabeza que pueden durar años.
No te apresures. Lee las instrucciones del W-7 una y otra vez. O mejor aún, deja que un experto verifique que tu nombre está escrito exactamente igual que en ese pasaporte que tanto te costó conseguir. La precisión es tu mejor amiga en este trámite.